Renseignements et documents accessibles par le public

Politique sur les renseignements et les documents accessibles sans restriction de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec

 

1. INTRODUCTION

La Politique de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec sur les renseignements et les documents accessibles sans restriction (« la Politique ») est adoptée dans le cadre de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (« LAD »), de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (« LPRPSP ») et du Code des professions (« CP ») (collectivement « Les Lois »).

La Politique favorise et facilite l’accès à l’information tout en assurant la protection des renseignements personnels au sein de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec (l’« OMVQ » ou l’« Ordre ») : elle réunit les types de renseignements ou documents ayant un caractère public ou étant accessibles à toute personne sans restriction.

Ainsi, le personnel de l’Ordre peut répondre à plusieurs demandes de renseignements ou de documents, et respecter ses obligations légales et réglementaires, sans que la personne responsable de l’accès et de la protection des renseignement personnels ait à intervenir.
Cependant, en cas de doute quant à la possibilité ou non de communiquer un renseignement ou un document, ou quant aux conditions et modalités y afférentes, il conviendra toujours de transmettre la demande à la personne

responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels.

 

2. REPONSABILITÉS ET CHAMPS D’APPLICATION

 

2.1 Responsabilités

La protection des renseignements personnels est aujourd’hui l’affaire de tous au sein des organisations puisque celles-ci sont elles-mêmes personnellement responsables de la protection des renseignements personnels qu’elles détiennent.
Cela étant dit, et à titre de personne ayant la plus haute autorité au sein de l’Ordre, la directrice générale veille au respect et à la mise en œuvre des Lois et la secrétaire de l’Ordre est la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels (la « personne responsable »).

Le nom et les coordonnées de la personne responsable, la directrice générale, sont accessibles, notamment sur le site Internet de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec au www.omvq.qc.ca.

 

2.2 Personnes concernées par la Politique

La Politique est un outil de référence qui s’adresse particulièrement au personnel de l’Ordre. Elle est également diffusée sur le site Internet de l’Ordre.

Sauf indication contraire, la Politique s’applique à toutes parties prenantes de l’Ordre, qu’il s’agisse d’un administrateur, gestionnaire, employé, ou qu’il s’agisse d’un mandataire, agissant pour le compte de l’Ordre en vertu d’un contrat de service, d’entreprise ou autrement (sous-traitant, comptable, avocat, etc.).

 

2.3 Mécanismes de révision

Toute demande de modification à la Politique est soumise à la responsable, la directrice générale, qui la transmet à l’instance décisionnelle concernée, le cas échéant.

 

3. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À CARACTÈRE PUBLIC ET DOCUMENTS ACCESSIBLES
RENSEIGNEMENTS À CARACTÈRE PUBLIC

3.1 Renseignements personnels contenus au Tableau de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec - ou contenus dans le répertoire concernant toute personne qui n’est plus inscrite au tableau - et autres renseignements, selon le cas.

3.1.1 Quels sont ces renseignements qui ont un caractère public en vertu des Lois?

  • Le nom et prénom de la personne;
  • La mention de son sexe/son genre;
  • L’année de sa première inscription au tableau et celle de toute inscription ultérieure;
  • Le nom de son bureau ou de son employeur;
  • L’adresse et le numéro de téléphone de son domicile professionnel;
  • Si l’Ordre l’a demandé, une adresse de courrier électronique professionnelle établie à son nom;
  • Les renseignements sur les lieux, autres que celui de son domicile professionnel, où cette personne exerce sa profession;
  • Le secteur de pratique dans lequel elle exerce principalement sa profession;
  • La mention de tout certificat, permis, immatriculation que l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec lui a délivrée, avec la date de délivrance;
  • La mention des activités professionnelles que son permis spécial lui permet d’exercer ainsi que des conditions suivant lesquelles il peut les exercer et, s’il y a lieu, le titre, l’abréviation et les initiales qu’il peut utiliser;
  • La mention du fait que son permis a déjà été révoqué;
  • La mention du fait qu’elle a déjà été radiée ou que son droit d’exercer des activités professionnelles est ou a été limité ou suspendu par application:
    • d’une décision d’un conseil de discipline ou d’un tribunal (46.1 (8°) CP);
    • d’une décision administrative du Conseil d’administration rendue en vertu des articles 45.1, 55.1 ou 55.2 CP (décisions disciplinaires, pénales ou criminelles) (46.1 (7°) CP);
    • d’une décision administrative du Conseil d’administration rendue en vertu de l’article 51 CP (examen médical) (46.1 (7°) CP) : dans ce cas, la nature de l’état physique ou psychique sous-jacent à la décision demeure un renseignements personnel protégé (voir la section 5.2.1);
    • d’une décision administrative du Conseil d’administration rendue en vertu de l’article 55 CP (stage ou cours de perfectionnement sur recommandation du conseil de discipline, du comité d’inspection professionnelle ou dans les cas prévus au Règlement sur les stages de perfectionnement des médecins vétérinaires, C. M-8, r.16 adopté sous 94 (j) CP) (46.1 (7°) CP): la nature et la portée de la limitation peuvent être communiquées;
    • d’une décision administrative du Conseil d’administration rendue dans les cas autres que ceux déjà énumérés (article 46.1 (8°) CP). Exemples : non-paiement de cotisation ou non-conformité au Règlement sur l’assurance responsabilité professionnelle des médecins vétérinaires (art. 86 (l) CP).

Note: La demande d’accès à ces renseignements doit viser un.e membre identifié.e.

Note : attention, malgré le caractère public des renseignements personnels listés aux articles 46.1 et 46.2, les exceptions prévues à l’article 108.4 (3°) ou (4°) s’y appliquent. L’Ordre doit refuser l’accès à ces renseignements lorsque la divulgation est susceptible de mettre en péril la sécurité d’une personne ou de causer un préjudice à la personne qui est l’auteur du renseignement ou qui en est l’objet.

Note : À l’heure actuelle, le numéro de membre n’est pas un renseignement personnel à caractère public à l’OMVQ.

Note : de façon générale, les renseignements concernant les sociétés ou les personnes morales sans but lucratif où les membres exercent la profession n’ont pas un caractère public en vertu du Code des professions.

Cependant, l’Ordre peut communiquer certains de ces renseignements au public lorsque cela concerne directement le contrôle de l’exercice de la profession. Par exemple, le fait qu’une société ou personne morale sans but lucratif soit ou non autorisée par l’Ordre. D’ailleurs, l’Ordre doit en tout temps pouvoir confirmer la couverture d’assurance de ses membres et des personnes morales dans lesquelles ils exercent (voir la section 3.7). À noter qu’il existe une exception en cas d’enquête, vérification ou inspection : dans ces cas, la confidentialité des renseignements permettant d’identifier la société, la personne morale sans but lucratif ou un autre regroupement de professionnels est la règle en vertu de l’article 108.3 al. 3 CP.

Pour le reste (actionnaires, associés, bénéficiaires ultimes, etc.) et à moins d’obtenir le consentement écrit de la personne concernée, c’est au Registre des entreprises du Québec que le public doit être référé étant donné l’article 108.10 CP.

En effet, c’est le Registraire des entreprises qui veille à la mise à jour en continu de ce registre et du respect, par la plupart des entreprises, de leurs obligations en matière de publicité légale : ces obligations comportent celle de déposer et de tenir à jour une série d’informations les concernant. Le dépôt initial d’informations s’effectue à l’occasion de l’immatriculation de l’entreprise, avant même la demande d’autorisation à l’Ordre.

3.1.2 Pour obtenir ces renseignements le demandeur peut :

Joindre le Secrétariat de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec, 450 774-1427, poste 204 ou sans frais au 1 800 267-1427 ou admission@omvq.qc.ca.

Écrire au Secrétariat lorsqu’une attestation d’inscription au tableau est requise.

 

3.2 Renseignements personnels concernant les étudiants, externes, candidats à la profession ou autre

3.2.1 Quels sont ces renseignements qui ont un caractère public en vertu des Lois?

Les renseignements suivants sur une personne qui exerce des activités professionnelles dans le cadre d’un processus d’équivalence ou d’un programme d’études conduisant à l’obtention d’un diplôme donnant ouverture à un permis ou à un certificat de spécialiste ou les personnes autorisées par règlement (Règlement sur les conditions et modalités de délivrance des permis et des certificats de spécialistes de l’Ordre professionnel des médecins vétérinaires du Québec, chapitre M-8, r. 7 et Règlement sur les actes qui, parmi ceux constituant l’exercice de la médecine vétérinaire, peuvent être posés par des classes de personnes autres que des médecins vétérinaires, chapitre M-8, r. 1):

  • Le nom de la personne;
  • La mention de son sexe/son genre;
  • Les renseignements sur le lieu où la personne exerce ses activités professionnelles;
  • Les activités professionnelles que la personne est autorisée à exercer;
  • La date où la personne a débuté et celle où elle a cessé l’exercice de ses activités professionnelles;
  • Le cas échéant, les sanctions que lui a imposées le Conseil d’administration en application d’un règlement pris en vertu du paragraphe i de l’article 94.

3.2.2 Pour obtenir ces renseignements le demandeur peut :

Téléphoner le Secrétariat de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec, 450 774-1427, poste 204 ou sans frais au 1 800 267-1427 ou admission@omvq.qc.ca.

Écrire au Secrétariat lorsqu’une attestation d’inscription au tableau est requise.

Note : la demande d’accès à ces renseignements doit viser un.e étudiant.e, externe ou candidat.e identifié.e.

Note : Les exceptions prévues à l’article 108.4 (3°) ou (4°) s’appliquent aux renseignements personnels listés aux article 46.1 et 46.2. L’Ordre doit refuser l’accès à ces renseignements lorsque la divulgation est susceptible de mettre en péril la sécurité d’une personne ou de causer un préjudice à la personne qui est l’auteur du renseignement ou qui en est l’objet.

 

3.3 Renseignements personnels des personnes détenant une autorisation spéciale d’exercer la profession

3.3.1 Quels sont ces renseignements qui ont un caractère public en vertu des Lois?

Les renseignements concernant une personne à qui une autorisation spéciale est délivrée, soit les activités autorisées et la période d’autorisation, même après que l’autorisation cesse d’avoir effet, et ce, même si une telle personne n’est inscrite ni au Tableau ni au répertoire.

3.3.2 Pour obtenir ces renseignements le demandeur peut :

Téléphoner le Secrétariat de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec, 450 774-1427, poste 204 ou sans frais au 1 800 267-1427 ou admission@omvq.qc.ca.

Écrire au Secrétariat lorsqu’une attestation d’inscription au tableau est requise.

 

3.4 Renseignements personnels concernant les administrateurs, les membres de comités et le personnel de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec

3.4.1 Quels sont ces renseignements qui ont un caractère public en vertu des Lois?

  • Le nom, le titre et la fonction du président, du vice-président, du secrétaire, du directeur général, du secrétaire-adjoint, d’un syndic, du secrétaire du conseil de discipline, des dirigeants et des gestionnaires exerçant les fonctions et pouvoirs relatifs aux affaires d’assurance de l’Ordre, le cas échéant, et des membres de son personnel;
  • Le nom, le titre et la fonction des administrateurs du Conseil d’administration, de même que, s’il y a lieu, le secteur d’activité professionnelle et la région dont ils sont issus
  • Le nom, le titre et la fonction des membres du conseil de discipline, du comité d’inspection professionnelle, du comité de révision ainsi que de la personne responsable de l’inspection professionnelle et, dans la mesure où ces comités existent, les membres du comité exécutif et du comité de décision en matière d’assurance de la responsabilité professionnelle;
  • Le nom des scrutateurs désignés par le Conseil d’administration selon l’article 74 CP;
  • Le nom, le titre et la fonction des membres du conseil d’arbitrage des comptes des membres, et, dans la mesure où ils existent, d’un conciliateur et des membres d’un comité d’enquête ou d’indemnisation;
  • Le nom, le titre et la fonction des administrateurs et dirigeants des sections régionales, s’il y a lieu;
  • Le nom, le titre et la fonction du représentant de l’Ordre au Conseil interprofessionnel du Québec.

Note : la communication ou la diffusion des renseignements concernant les membres d’autres comités, dont celui de la formation, requiert le consentement des personnes concernées. Cela est à prévoir au moment où ils sont nommés, assermentés.

3.4.2 Pour obtenir ces renseignements le demandeur peut :

Consulter le site de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec au omvq.qc.ca

Téléphoner à la Direction générale de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec au 450 774-1427, poste 206 ou sans frais au 1 800 267-1427.

 

3.5 Renseignements personnels contenus dans certaines résolutions à portée individuelle adoptées par le Conseil d’administration

3.5.1 Quels sont ces renseignements qui ont un caractère public en vertu des Lois?

Les renseignements contenus dans les documents suivants de l’Ordre :

  • La résolution de radier un membre du tableau ou de limiter ou suspendre son droit d’exercer des activités professionnelles, à l’exception des renseignements de nature médicale ou concernant un tiers qu’elle contient;
  • La résolution prise en vertu de l’article 159 CP (remboursement à toute personne à qui elle revient d’une somme d’argent que le professionnel détient ou devrait détenir pour elle et qu’il a été condamné à payer) ou à la suite d’une recommandation faite en vertu de l’article 158.1 CP (remise d’une amende imposée par le conseil de discipline à un plaignant privé ou à la victime de certains actes dérogatoires prévus au Code des professions) ou 160 CP (imposition au professionnel de compléter avec succès un stage ou un cours de perfectionnement ou de l’obliger aux deux à la fois et de limiter ou de suspendre le droit du professionnel d’exercer ses activités professionnelles jusqu’à ce qu’il ait rencontré cette obligation);
  • La résolution désignant un cessionnaire ou un gardien provisoire prise en vertu de l’article 91 CP ainsi que la description de son mandat;

3.5.2 Pour obtenir ces renseignements le demandeur peut :


Téléphoner à la Direction générale de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec au 450 774-1427, poste 206 ou sans frais au 1 800 267-1427.

 

3.6 Renseignements concernant l’existence d’une plainte disciplinaire contre un membre

3.6.1 Quels sont ces renseignements qui ont un caractère public en vertu des Lois?

Le nom d’un membre visé par une plainte (ou une requête faite en vertu de l’article 122.0.1 - i.e. fondée sur une poursuite intentée contre un professionnel pour une infraction punissable de cinq ans d’emprisonnement ou plus qui a un lien avec l’exercice de la profession), ainsi que son objet, à compter de sa signification au membre par le secrétaire du conseil de discipline.

Note: une fois la première audience tenue, le dossier du conseil de discipline lui-même est accessible, à moins d’une ordonnance à l’effet contraire - voir la section 3.10.

Note : le nom du membre et l’objet de la plainte signifiée demeurent publics même si celle-ci est éventuellement retirée par le syndic, le retrait devant être approuvé par le conseil de discipline lors d’une audition (sous réserve de toute ordonnance à l’effet contraire - voir le paragraphe 3.10).

3.6.2 Pour obtenir ces renseignements le demandeur peut :

Téléphoner à l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec au 450 774-1427, poste 209 ou sans frais au 1 800 267-1427 ou écrire à greffe.discipline@omvq.qc.ca .

DOCUMENTS ACCESSIBLES À DEMANDE


3.7 La preuve d’assurance de la responsabilité professionnelle des membres ou des organisations dans lesquelles ils exercent

3.7.1 Quels sont ces documents qui sont accessibles à demande en vertu des Lois?

  • Le contrat du régime collectif d’assurance de la responsabilité professionnelle conclu par un ordre conformément aux exigences d’un règlement visé aux paragraphes d ou g de l’article 93, incluant tout avenant,
  • Pour les autres types de contrats d’assurance, la déclaration ou l’attestation du membre d’un ordre ou d’une organisation visée au chapitre VI.3 à l’effet que ces derniers sont couverts par une garantie conforme aux exigences du règlement ou qu’ils font l’objet d’une exclusion ou d’une exemption, incluant tout renseignement relatif à la nature de cette exclusion ou exemption;

3.7.2 Pour obtenir ces renseignements le demandeur peut :

Téléphoner le Secrétariat de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec, 450 774-1427, poste 204 ou sans frais au 1 800 267-1427 ou admission@omvq.qc.ca.

Écrire au Secrétariat lorsqu’une attestation d’inscription au tableau est requise.

 

3.8 Procès-verbaux des assemblées générales de l’Ordre

3.8.1 Quels sont ces documents qui sont accessibles en vertu des Lois?

Toute partie du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle ou d’une assemblée générale extraordinaire des membres de l’Ordre ou d’une section concernant le contrôle de l’exercice de la profession.

3.8.2 Pour obtenir ces documents le demandeur peut :

  • Téléphoner à l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec au 450 774-1427, poste 206 ou sans frais au 1 800 267-1427.

 

3.9 Le rôle d’audience du conseil de discipline

3.9.1 Quels sont ces renseignements qui ont un caractère public en vertu des Lois?

  • Liste des prochaines audiences du conseil de discipline;
  • Le rôle précise le nom des parties, l’objet de la plainte ainsi que le lieu, la date et l’heure de l’audience.

3.9.2 Pour obtenir ces renseignements le demandeur peut :

Consulter le site électronique de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec au omvq.qc.ca

 

3.10 Renseignements contenus au dossier du conseil de discipline

3.10.1 Quels sont ces renseignements qui ont un caractère public en vertu des Lois?

Les renseignements contenus au dossier disciplinaire sont publics, une fois la première audience tenue, sous réserve de toute ordonnance à l’effet contraire (huis clos, non-divulgation, non-publication ou non-diffusion de renseignements ou de documents y indiqués) rendue par le conseil de discipline ou le Tribunal des professions en vertu des articles 142 ou 173 CP.

3.10.2 Pour obtenir ces renseignements le demandeur peut :

Téléphoner à l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec au 450 774-1427, poste 209 ou sans frais au 1 800 267-1427 ou écrire à greffe.discipline@omvq.qc.ca .

Note: les renseignements contenus au dossier d’un conseil de discipline dont les audiences ont été tenues avant le 1er août 1988 ne sont pas publics

 

3.11 Décisions du conseil de discipline

3.11.1 Quels sont ces documents qui sont accessibles en vertu des Lois?

Toutes les décisions du conseil de discipline, que le membre concerné soit déclaré coupable ou non d’une infraction.
Le cas échéant, le contenu de la sanction, à savoir : réprimande, radiation temporaire ou permanente, amende, obligation de remise d’argent, obligation en regard d’un renseignement ou document, révocation de permis ou de certificat de spécialiste, limitation ou suspension du droit d’exercice.

À noter que la décision peut aussi contenir une interdiction de divulgation, de publication ou de diffusion des renseignements ou des documents qu’elle indique (article 154 et 176 CP).

3.11.2 Pour obtenir ces renseignements le demandeur peut :

Consulter le site de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec au omvq.qc.ca pour les décisions des 24 derniers mois ou SOQUIJ https://soquij.qc.ca/a/fr

Note: toutes les décisions disciplinaires, qu’elles soient antérieures ou postérieures au 1er août 1988, sont publiques.

Note : les avis des décisions publiés en vertu des articles 122.0.3, 133, 156, 180 et 182.9 CP sont, étant donné leur nature même, accessibles - attention, il peut y avoir appel de certaines ordonnances de publication (article 164 CP).

 

4. LOIS, RÈGLEMENTS, POLITIQUES ET PROCÉDURES

4.1 Renseignements sur les lois et règlements

Les membres de l’Ordre sont assujettis au Code des professions ainsi qu’aux divers règlements adoptés par l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec, dont le Code de déontologie des médecins vétérinaires, chapitre M-8, r. 4.

4.1.1 Quels sont ces renseignements qui ont un caractère public en vertu des Lois?

  • Tout règlement ou disposition de loi en vigueur;
  • Tout projet de loi modifiant le Code des professions présenté à l’Assemblée nationale du Québec;
  • Tout projet de règlement publié dans la Gazette officielle du Québec.

4.1.2 Pour obtenir ces renseignements le demandeur peut :

Consulter le site de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec au omvq.qc.ca, Légis Québec https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/ , Assemblée nationale du Québec https://www.assnat.qc.ca/fr/index.html ,Gazette officielle du Québec https://www.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/gazette-officielle/la-gazette-officielle-du-quebec/

Note : les projets de règlements, avant leur prépublication par le gouvernement à la Gazette Officielle du Québec, ne sont pas accessibles d’emblée.

 

4.2 Les politiques et procédures qui concernent le contrôle de l’exercice de la profession

Il s’agit notamment de documents concernant la formation professionnelle, l’admission, la délivrance de permis, le certificat de spécialiste ou l’autorisation spéciale, la discipline, la conciliation et l’arbitrage de comptes, la surveillance de l’exercice de la profession et l’utilisation d’un titre, l’inspection professionnelle et l’indemnisation. On inclut également des documents portant sur les normes relatives aux sujets mentionnés précédemment.

4.2.1 Quels sont ces documents?

  • Lignes directrices
  • Protocole ou guide d’examen
  • Autres documents selon la liste déterminée par le Conseil d’administration de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec (voir la section 5.1).


4.2.2 Pour obtenir ces renseignements le demandeur peut :

Consulter le site électronique de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec au omvq.qc.ca

 

5. AUTRES DOCUMENTS ET RENSEIGNEMENTS

L’Ordre des médecins vétérinaires du Québec publie ou diffuse régulièrement des documents s’adressant aux membres, à la population ou les deux à la fois. Ces documents sont mis à jour périodiquement.

5.1 Quels sont ces renseignements?

  • Énoncés de position
  • Mémoires
  • Rapports et documents de référence
  • Rapports annuels

L’Ordre des médecins vétérinaires du Québec établit une liste des documents qu’il désire rendre accessibles même lorsque ces documents n’ont pas à être publiés ou diffusés.

Note : Tout document ou renseignement qui est affiché sur la section générale du site électronique de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec est, par définition, public.

5.2 Pour obtenir ces documents, le demandeur peut :

Consulter le site de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec au omvq.qc.ca

Adoption par le conseil d’administration : 18 mars 2025